Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και ειδικότερα: α) τα άρθρα 148-154 του Ν.4601/2019 (Φ.Ε.Κ. τ.  Α’ 44), όπως τροποποιήθηκαν με τα άρθρα 158-160 του Ν.4972/2022 (Φ.Ε.Κ. τ. A΄ 181), β) την ΚΥΑ 52445ΕΞ2023/2023 (Φ.Ε.Κ. τ.  Β’ 2385), η οποία εκδόθηκε κατ’ εξουσιοδότηση του άρθρου 154 του ν. 4601/2019, όπως ισχύει και γ) την εγκύκλιο του Υπουργείου Οικονομικών 78366 ΕΞ /19.5.2023, η 1η Ιουνίου 2024 αποτελεί την ημερομηνία έναρξης υποβολής Ηλεκτρονικών Τιμολογίων από οικονομικούς φορείς που έχουν συνάψει συμβάσεις του Ν.4412/2016 με λοιπές πλην Κεντρικής Διοίκησης, αναθέτουσες αρχές/αναθέτοντες φορείς. Τα τιμολόγια θα πρέπει υποχρεωτικά να εκδίδονται από τους προμηθευτές μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ο οποίος έχει πιστοποιηθεί από την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.) για τη διαβίβαση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων προς το Δημόσιο (Β2G).

Η έκδοση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου είναι υποχρεωτική στο πλαίσιο αποφάσεων ανάθεσης/δημοσίων συμβάσεων που έχουν εκδοθεί/συναφθεί μετά την 1η Ιουνίου 2024 και η καθαρή τους αξία (χωρίς ΦΠΑ) υπερβαίνει τις 2.500,00 €.

Ως Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο ορίζεται το τιμολόγιο που έχει συνταχθεί σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) και τον Εθνικό Μορφότυπο που καθορίστηκε με την ΚΥΑ 63446/2021. Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο διαβιβάζεται και παραλαμβάνεται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης της ΓΓΠΣ, σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. Δεν αποτελεί Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο ένα τιμολόγιο το οποίο είναι σε έντυπη μορφή ή διακινείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) σε μορφή pdf ή έχει εκδοθεί από την εφαρμογή «timologio» της Α.Α.Δ.Ε.

Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Διεθνούς Πανεπιστημίου Ελλάδος (Δι.Πα.Ε), ως αναθέτουσα αρχή, έχει δρομολογήσει όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου να είναι δυνατή η παραλαβή, διαχείριση και πληρωμή Ηλεκτρονικών Τιμολογίων των οικονομικών φορέων. Επιπλέον, η υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση Ηλεκτρονικών Τιμολογίων αναγράφεται στην Απόφαση Έγκρισης Απευθείας Ανάθεσης καθώς και στις συμβάσεις προμήθειας ή/και παροχής υπηρεσιών όπου απαιτείται η υπογραφή σύμβασης.

Για την ορθή έκδοση των Ηλεκτρονικών Τιμολογίων και την  αντιστοίχισή τους με τα έργα που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. του Δι.Πα.Ε, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση των πεδίων του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από τους προμηθευτές ως ακολούθως:

• ΒΤ-44 Επωνυμία Αναθέτουσας Αρχής → Συμπληρώνεται «ΕΙΔΙΚΟΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ ΚΟΝΔΥΛΙΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ».
• ΒΤ-45 ΑΦΜ Αναθέτουσας Αρχής → Συμπληρώνεται ο ΑΦΜ του Ε.Λ.Κ.Ε. Δι.Πα.Ε.: 997015012.
• ΒΤ-46 Κωδικός Αναθέτουσας Αρχής για την ηλεκτρονική τιμολόγηση → Συμπληρώνεται ο Κωδικός του Ε.Λ.Κ.Ε. Δι.Πα.Ε: 1020.E00672.0001.
• ΒΤ-10 Στοιχείο αναφοράς αγοραστή → Συμπληρώνεται ο κωδικός του έργου (ΚΕ) στον Ε.Λ.Κ.Ε. Δι.Πα.Ε., ο οποίος αναγράφεται στην Απόφαση Έγκρισης Απευθείας Ανάθεσης.
• ΒΤ-11 Στοιχείο αναφοράς αγαθού/υπηρεσίας → Συμπληρώνεται ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης (ΑΔΑ) της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού του έργου.
• ΒΤ-12 Στοιχείο αναφοράς σύμβασης → Συμπληρώνεται ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης Μητρώου (ΑΔΑΜ) της σύμβασης, εφόσον υπάρχει υπογεγραμμένη σύμβαση, ή η τιμή 0 στην περίπτωση που δεν υπάρχει σύμβαση.

Η/Ο Επιστημονική/ός Υπεύθυνη/ος (ΕΥ) του έργου θα πρέπει να μεριμνήσει για την όσο το δυνατόν συντομότερη παραλαβή των αναφερόμενων ειδών ή υπηρεσιών του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου, καθώς επίσης και τη σύνταξη και κατάθεση στον Ε.Λ.Κ.Ε. Δι.Πα.Ε. της σχετικής εντολής πληρωμής της δαπάνης, σύμφωνα με την υφιστάμενη διαδικασία. Σημειώνεται ότι σε επόμενο στάδιο θα σχεδιαστεί και θα υλοποιηθεί νέα διαδικασία για την ηλεκτρονική υποβολή εκ μέρους των ΕΥ των εντολών πληρωμής δαπανών μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος του Ε.Λ.Κ.Ε. Δι.Πα.Ε..

Αναλυτικές οδηγίες για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις παρέχονται στην ιστοσελίδα της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων & Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) στη διαδρομή Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στις Δημόσιες Συμβάσεις | Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (gsis.gr).