Διαδικασία χορήγησης προκαταβολών μέσω Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής (ΧΠ) για έξοδα μετακίνησης εκτός έδρας

Δαπάνες που καλύπτονται:
• Διαμονή σε καταλύματα (ξενοδοχεία, ενοικιαζόμενα δωμάτια, airbnb)
• Εισιτήρια μέσων μαζικής μεταφοράς
• Έξοδα εγγραφής σε συνέδριο
• Έξοδα ενοικίασης μεταφορικού μέσου (υπό την προϋπόθεση προηγούμενης έγκρισης από την Επιτροπή Ερευνών, σύμφωνα με τον οδηγό χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ, παράρτημα 1)
• Έκδοση βίζας, όταν αυτή είναι απαραίτητη για τη μετακίνηση.
Από τη διαδικασία της προκαταβολής εξαιρείται η χορήγηση ημερήσιας και χιλιομετρικής αποζημίωσης.

Ενέργειες πριν το αίτημα προκαταβολής
• Σε περίπτωση που η μετακίνηση γίνεται στο πλαίσιο έργου που χρηματοδοτείται από εθνικούς πόρους (ΕΣΠΑ, Ελλάδα 2.0, Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας), προηγείται όλων η έγκριση και η ανάρτηση στη διαύγεια της απαιτούμενης Απόφασης Μετακίνησης. Το αίτημα μετακίνησης γίνεται μέσω webresCom: Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες – Μετακινήσεις – Αίτημα Μετακίνησης.
• Να υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στον συνολικό / ετήσιο προϋπολογισμό του έργου για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης
• Να υπάρχει επαρκές ταμειακό υπόλοιπο στο έργο
Προσοχή: Δεν χορηγείται δάνειο με σκοπό την έκδοση ΧΕΠ

Διαδικασία Έκδοσης ΧΕΠ
• Η/Ο ΕΥ του έργου υποβάλει το σχετικό αίτημα μέσω webresCom (Ηλεκτρονικές υπηρεσίες/Εντολές Δαπανών/Νέο Αίτημα. Τύπος αιτήματος: Αίτημα Προκαταβολής (Χρηματικό Ένταλμα Προπληρωμής), επιλογή έργου, έτους χρήσης και Τύπος Αιτήματος Πληρωμής: ταξίδι. Στην «Αιτιολογία Προκαταβολής απαιτείται αναλυτική τεκμηρίωση και σύνδεση της μετακίνησης με διακριτό τμήμα φυσικού αντικειμένου του έργου, εφόσον υφίσταται.
Προσοχή: δικαιούχος της προκαταβολής μπορεί να είναι η/ο ΕΥ του έργου ή μέλος της ερευνητικής ομάδας του έργου, εφόσον έχει μόνιμη ή αορίστου χρόνου εργασιακή σχέση με το Α.Ε.Ι. Σε περίπτωση που δικαιούχος ΔΕΝ είναι η/ο ΕΥ του έργου επισυνάπτεται Υπεύθυνη Δήλωση (με ψηφιακή υπογραφή ή μέσω του https://www.gov.gr) του δικαιούχου/υπόλογου με την οποία συναινεί στην είσπραξη του ποσού της προκαταβολής. Δεν επιτρέπεται η χορήγηση προκαταβολής σε δικαιούχο, ο οποίος δεν έχει αποδώσει εμπρόθεσμα προηγούμενη προκαταβολή που έχει λάβει για οποιοδήποτε έργο έχει οριστεί ως υπόλογος.
• Το αίτημα ελέγχεται από τη ΜΟΔΥ. Στη συνέχεια, εξετάζεται και εγκρίνεται από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ. Η απόφαση αναρτάται στη Διαύγεια, έχοντας όλα τα οριζόμενα από τον ν.4957/2022 στοιχεία, όπως: (α) στοιχεία του δικαιούχου της προκαταβολής, (β) το ύψος του ποσού, (γ) η αιτιολογία χορήγησης και (γ) το χρονικό διάστημα της απόδοσής της. Τονίζεται ότι προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει το τρίμηνο από την ημερομηνία έκδοσης του ΧΕΠ και σε κάθε περίπτωση την 31η Δεκεμβρίου του οικονομικού έτους, ενώ για τα έργα, των οποίων η διάρκεια εκτείνεται πέραν του έτους, η προθεσμία απόδοσης δεν μπορεί να υπερβαίνει την 31η Μαρτίου του επόμενου οικονομικού έτους (παρ. 4 αρ. 253 του ν.4957/202).
• Η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ ενημερώνει τον δικαιούχο της προκαταβολής για την έκδοση της απόφασης, ώστε να προχωρήσει σε άνοιγμα «Τραπεζικού Λογαριασμού Υπολόγου» (ΤΛΥ) στην τράπεζα Πειραιώς και συγκεκριμένα στο υποκατάστημα της Θέρμης.
• Η/Ο δικαιούχος της προκαταβολής επικοινωνεί με την κ. Γατοπούλου Φωτεινή (GatopoulouF@piraeusbank.gr) στον τηλεφωνικό αριθμό 2310460505 ή με την κ. Σαραντίδου Ξανθίππη (SarantidouX@piraeusbank.gr) στον τηλεφωνικό αριθμό 2310460512, αμφότερες αρμόδιες υπάλληλοι της τράπεζας Πειραιώς, για το άνοιγμα του σχετικού ΤΛΥ. Σημείωση: στην τράπεζα Πειραιώς, η ονομασία ενός τέτοιου λογαριασμού είναι «Λογαριασμός Παγίων Προκαταβολών». Η διαδικασία αυτή γίνεται άπαξ και δεν επαναλαμβάνεται σε ενδεχόμενη νέα απόφαση χορήγησης προκαταβολής.
• Κατόπιν, η/ο δικαιούχος της προκαταβολής οφείλει να γνωστοποιήσει στη ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ τον ΤΛΥ, υποβάλλοντας το έντυπο ΕΟ34 στην ηλεκτρονική διεύθυνση του τμήματος ταμειακής διαχείρισης (rccash@ihu.gr), υπογεγραμμένο ψηφιακά.
• Ακολουθεί πίστωση στον «τραπεζικό λογαριασμό υπολόγου» του εγκεκριμένου ποσού της προκαταβολής και αυτομάτως η/ο δικαιούχος της προκαταβολής καθίσταται υπόλογος για την απόδοσή της.
• Ο υπόλογος χειρίζεται τον ΤΛΥ, έχοντας δυνατότητα πρόσβασης να εκτελεί συναλλαγές, ενεργώντας ο ίδιος, είτε με ανάληψη μετρητών, είτε μέσω internet banking.

Απόδοση Μετακίνησης
• Μετά την ολοκλήρωση της μετακίνησης η/ο ΕΥ υποβάλλει αίτημα Απόδοσης Προκαταβολής ΧΕΠ μέσω webresCom (Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες / Εντολές Δαπανών / Νέο Αίτημα / Αίτημα Απόδοσης Προκαταβολής ΧΕΠ).
Επισυνάπτονται:
• τα αποδεικτικά μετακίνησης (εξοφλημένες αποδείξεις στα στοιχεία του μετακινούμενου), όπως ορίζονται στο Παράρτημα 1, άρθρο 27 του οδηγού χρηματοδότησης (ΦΕΚ 768, τ.Β’/02-02-2024) και ιδιαίτερα στους συνοπτικούς οδηγούς μετακινήσεων [για έργα που χρηματοδοτούνται από εθνικούς πόρους] και [για έργα που χρηματοδοτούνται από ευρωπαϊκούς, διεθνής και ιδιωτικούς πόρους].
• Το τυποποιημένο έντυπο «ΕΟ06 – Εντολή Πληρωμής – Απόδοση Μετακινήσεων»,
• Το τυποποιημένο έντυπο «ΕΟ14 – Ημερολόγιο κίνησης» συμπληρωμένο με το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης ή/και της χιλιομετρικής αποζημίωσης (προαιρετικά) και ψηφιακά υπογεγραμμένο από την/τον μετακινούμενη/ο.
• Το τυποποιημένο έντυπο «ΕΟ17 – Έκθεση Πεπραγμένων Μετακινήσεων» ψηφιακά υπογεγραμμένο από την/τον ΕΥ και την/τον μετακινούμενη/ο,
• Δικαιολογητικά που τεκμηριώνουν την αναγκαιότητα της μετακίνησης και τη σύνδεσή της με το φυσικό αντικείμενο του έργου, όπως ορίζονται στον κανονισμό μετακινήσεων.
Σε περίπτωση που μετά τον έλεγχο των δικαιολογητικών διαπιστωθεί ότι υπάρχει αδιάθετο υπόλοιπο, η/ο δικαιούχος της προκαταβολής υποχρεούται να καταθέσει το ποσό αυτό στον λογαριασμό ταμειακής διαχείρισης του έργου.
Οι αποδόσεις προκαταβολών δύνανται να υποβάλλονται σταδιακά.
Εφόσον η/ο μετακινούμενη/ος δικαιούται ημερήσια ή/και χιλιομετρική αποζημίωση για τη διενεργηθείσα μετακίνηση, χρειάζεται να προχωρήσει σε Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης μέσω webresCom (Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες / Εντολές Δαπανών / Νέο Αίτημα / Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης), επιλέγοντας τύπο αιτήματος πληρωμής: Μετακινήσεις.
Σε κάθε περίπτωση τα πρωτότυπα δικαιολογητικά θα πρέπει να προσκομίζονται στο Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. του Δι.Πα.Ε. στη Θέρμη.