Το Γραφείο Εκκαθάρισης Δαπανών Σερρών του Τμήματος Ταμειακής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος (Δι.Πα.Ε.) απασχολεί προσωπικό στην πανεπιστημιούπολη των Σερρών. Είναι δε επιφορτισμένο με την ευθύνη της εκκαθάρισης δαπανών που αφορούν σε έργα ευθύνης των Σερρών.

Αρμοδιότητες

Παραλαβή/πρωτοκόλληση των εισερχόμενων εντολών πληρωμής.

Α) δαπανών προμηθειών/υπηρεσιών:

  • Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των δαπανών του Ε.Λ.Κ.Ε. ΔΙ.ΠΑ.Ε. μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, η καταχώριση των στοιχείων των δικαιούχων και η τήρηση του Μητρώου αυτών.

  • Έλεγχος της κανονικότητας, της νομιμότητας και του παρεμπίπτοντος ελέγχου για όλες τις δαπάνες των έργων εντός του πλαισίου των προϋπολογισμών τους.

  • Καταχώριση των οικονομικών στοιχείων των δικαιούχων και η τήρηση του Μητρώου αυτών.

  • Η ανάρτηση των πληρωμένων εντολών προμηθειών και υπηρεσιών στο ΚΗΜΔΗΣ, όταν αυτή απαιτείται.

  • Η σάρωση των χρηματικών ενταλμάτων με τα δικαιολογητικά αυτών.

Β) Αμοιβών πάσης φύσεως

  • Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των αμοιβών του Ε.Λ.Κ.Ε. ΔΙ.ΠΑ.Ε. μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, η καταχώριση των στοιχείων των δικαιούχων και η τήρηση του Μητρώου αυτών.

  • Έλεγχος της κανονικότητας, της νομιμότητας και του παρεμπίπτοντος ελέγχου για όλες τις συμβάσεις των έργων εντός του πλαισίου των προϋπολογισμών τους.

  • Η σάρωση των χρηματικών ενταλμάτων με τα δικαιολογητικά αυτών.

Γ) Μετακινήσεων

  • Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των μετακινήσεων του Ε.Λ.Κ.Ε. ΔΙ.ΠΑ.Ε. μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, η καταχώριση των στοιχείων των δικαιούχων και η τήρηση του Μητρώου αυτών.

  • Έλεγχος της κανονικότητας, της νομιμότητας και του παρεμπίπτοντος ελέγχου για όλες τις μετακινήσεις των έργων εντός του πλαισίου των προϋπολογισμών τους.

  • Η σάρωση των χρηματικών ενταλμάτων με τα δικαιολογητικά αυτών.

Πηγή: ΦΕΚ 2609/01-05-2024, τ.Β’.

Δείκτες Τμήματος

  • Εκδοθέντα εντάλματα / εκκαθαριστή: 1.469

  • Εξοφληθέντα εντάλματα / εκκαθαριστή: 1.279

  • Ποσοστό διεκπεραίωσης ενταλμάτων πληρωμής:  89,96%

  • Συνολικό ποσό εξοφληθέντων ενταλμάτων:  16.016.167,92 €

  • Εκδοθέντα Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών: 367

  • Εκδοθέντα τιμολόγια επιδότησης επιχορήγησης που εκδόθηκαν: 147

  • Εκδοθείσες Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών: 6.692

  • Εκδοθέντα Τιμολόγια Εξωτερικού (INV): 30

  • Εκδοθέντα τιμολόγια εξωτερικού / θέση εργασίας (INV): 15

  • Εκδοθέντα πιστωτικά τιμολόγια εξωτερικού (CINV): 2

  • Εκδοθέντα πιστωτικά τιμολόγια εξωτερικού (CINV) / θέση εργασίας: 1

  • Εκδοθέντα Πιστωτικά Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών (ΠΤΠΥ): 26

  • Εκδοθέντα Πιστωτικά Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών (ΠΤΠΥ) / θέση εργασίας: 13

  • Εκδοθείσες Πιστωτικές Αποδείξης Παροχής Υπηρεσιών (ΠΑΠΥ): 135

  • Εκδοθείσες Πιστωτικές Αποδείξης Παροχής Υπηρεσιών (ΠΑΠΥ) / θέση εργασίας: 67,5

  • Εκδοθείσες αποδείξεις δωρεάς: 5

  • Εκδοθείσες αποδείξεις δωρεάς: 2,5

  • Εκδοθέντα δελτία αποστολής : 0

  • Εκδοθέντα δελτία αποστολής : 0

Υπηρεσίες Τμήματος

Οι τυποποιημένες  υπηρεσίες του Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων και Διασφάλισης Ποιότητας του Ε.Λ.Κ.Ε./Δι.Πα.Ε. σύμφωνα με το πρότυπο διαχείρισης ποιότητας ISO 9001: 2015.

Πληρωμή αμοιβών προσωπικού

Περιγράφονται οι ενέργειες που ακολουθούνται για την πληρωμή των αμοιβών οποιασδήποτε κατηγορίας προσωπικού που απασχολείται σε έργα / προγράμματα του ΕΛΚΕ/ Δι.Πα.Ε.

Αμοιβές μελών ΔΕΠ και προσωπικού Δι.Πα.Ε., τρίτων με ανάθεση έργου, τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας.

Πληρωμή δαπανών προμηθειών για αγαθά και υπηρεσίες

Η παρούσα διαδικασία περιγράφει τις ενέργειες που ακολουθούνται για την πληρωμή των δαπανών προμηθειών για αγαθά και υπηρεσίες στο πλαίσιο των έργων / προγραμμάτων του ΕΛΚΕ/ Δι.Πα.Ε.

Δαπάνες πάγιου εξοπλισμού ή λογισμικού, αναλωσίμων ειδών, λοιπές δαπάνες

Δαπάνες μετακινήσεων (έργα εθνικών πόρων)

Η παρούσα διαδικασία περιγράφει τις ενέργειες που ακολουθούνται για την πληρωμή των δαπανών μετακινήσεων από το Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης & Εκκαθάρισης Δαπανών σύμφωνα με τον Οδηγό Μετακίνησης.

Οι δαπάνες μετακινήσεων είναι επιλέξιμες μόνον όταν αποδεδειγμένα συνδέονται άμεσα με τους στόχους και σκοπούς του εκτελούμενου έργου.

Δαπάνες μετακινήσεων (έργα διεθνών ή ιδίων πόρων)

Η παρούσα διαδικασία περιγράφει τις ενέργειες που ακολουθούνται για την πληρωμή των δαπανών μετακινήσεων από το Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης & Εκκαθάρισης Δαπανών σύμφωνα με τον Οδηγό Μετακίνησης.

Οι δαπάνες μετακινήσεων είναι επιλέξιμες μόνον όταν αποδεδειγμένα συνδέονται άμεσα με τους στόχους και σκοπούς του εκτελούμενου έργου.

Διευκρινίσεις

Οδηγίες και διευκρινίσεις που αφορούν σε υπηρεσίες και σενάρια εξυπηρέτησης του γραφείου εκκαθάρισης δαπανών.

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις (B2G) προμήθειων ειδών και υπηρεσιών

Για την ορθή έκδοση των Ηλεκτρονικών Τιμολογίων και την  αντιστοίχισή τους με τα έργα που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε. του Δι.Πα.Ε, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση των πεδίων του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από τους προμηθευτές ως ακολούθως:

Η έκδοση Ηλεκτρονικού Τιμολογίου είναι υποχρεωτική στο πλαίσιο αποφάσεων ανάθεσης/δημοσίων συμβάσεων που έχουν εκδοθεί/συναφθεί μετά τις 1/6/2024 και η καθαρή τους αξία (χωρίς ΦΠΑ) υπερβαίνει τις 2.500,00 €.

Προσωπικό Γραφείου

Γκατζιού Μαρία
Γκατζιού Μαρία
Μπούγιος Ιωάννης
Μπούγιος Ιωάννης