Στο πλαίσιο της ορθής τήρησης των διαδικασιών εκκαθάρισης δαπανών σας επισημαίνουμε τα κάτωθι:

  • Μία δαπάνη θεωρείται νόμιμη όταν τη χρονική στιγμή που πραγματοποιείται η προμήθεια/υπηρεσία υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού του έργου. Εφιστούμε την προσοχή σας στις δαπάνες ήσσονος αξίας (κατηγορία δαπάνης εγκεκριμένου ετήσιου/συνολικού προϋπολογισμού ≤2.500,00 € πλέον Φ.Π.Α.) για τις οποίες δεν απαιτείται η υποβολή αιτήματος απευθείας ανάθεσης.
  • Τα παραστατικά δαπανών τα οποία συνδέονται με δημόσια σύμβαση καθαρής αξίας άνω των 2.500,00 € πλέον ΦΠΑ, εκδίδονται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά μέσω ειδικής εφαρμογής του Υπουργείου Οικονομικών. Η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου ισχύει από 1/6/2024.
  • Σε κάθε τιμολόγιο αναγράφεται υποχρεωτικά ο Κωδικός Έργου (ΚΕ) στο πλαίσιο του οποίου διενεργείται η δαπάνη και ο MIS του έργου, σε περίπτωση που το έργο διαθέτει.
  • Τα Τιμολόγια και τα Δελτία Αποστολής αναγράφουν υποχρεωτικά τον ακριβή τόπο παράδοσης (π.χ. Τμήμα Νοσηλευτικής Αλεξάνδρειας Πανεπιστημιούπολης Δι.Πα.Ε – Σίνδος, Τμήμα Δημιουργικού Σχεδιασμού και Ένδυσης Δι.Πα.Ε. – Κιλκίς, κ.λπ.). Τα Δελτία Αποστολής υποβάλλονται, όπως και τα Τιμολόγιά τους, στο Τμήμα Ταμειακής Διαχείρισης.
  • Τα αιτήματα δαπανών καταχωρούνται εντός χρονικού διαστήματος δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την έκδοση των τιμολογίων, ανεξάρτητα από την ύπαρξη ταμειακού υπολοίπου, ώστε να αποφεύγονται τυχόν φορολογικά ή άλλα πρόστιμα.
  • Όταν το τιμολόγιο αφορά γεύμα εργασίας, είναι απαραίτητο να συνοδεύεται από υπογεγραμμένη λίστα συμμετεχόντων.
  • Το Αίτημα Πληρωμής Δαπάνης για προμήθειες εσωτερικού, ανάλογα με την κατηγορία της δαπάνης (εξοπλισμός ή αναλώσιμα – λοιπά έξοδα) συνοδεύεται από τα από 05/12/2024 αναθεωρημένα έντυπα:
  1. Έντυπο ΕΟ10 (ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ (ΟΡΓΑΝΑ – ΥΛΙΚΑ)
  2. Έντυπο ΕΟ11 (ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ & ΛΟΙΠΩΝ ΕΞΟΔΩΝ)

και δεν απαιτείται πλέον η υποβολή των κάτωθι εντύπων:

  • ΕΟ05 (Εντολή Πληρωμής-Απόδοση Υλικών & Υπηρεσιών)
  • ΕΟ12 (Πίνακας Λοιπών Εξόδων). Έχει καταργηθεί.
  • ΕΟ31 (Πρωτόκολλο Παραλαβής για Ποσοτική & Ποιοτική Παραλαβή Υπηρεσιών / Αγαθών)
  • ΕΟ31α (Πρωτόκολλο Παραλαβής για Ποσοτική & Ποιοτική Παραλαβή Υπηρεσιών / Αγαθών <2.500€)